ДОКУМЕНТЫ БАНКА УЧЕТНЫЕ

BANK RECORDS

Д.б.у. отражают фин. операции и проверяют соответствие правилам Федеральной корпорации страхования депозитов (ФКСД), ФРС и Контролера ден. обращения. Кроме того, они удовлетворяют требованиям по ведению учетных документов в качестве корпораций, кредиторов, инвесторов, служащих и налогоплательщиков. ЗАКОН О БАНКОВСКОЙ ТАЙНЕ является ведущим примером введенных правовых требований по неразглашению информации из учетных документов. Статуты штатов также ввели требования по ведению Д.б.у. и др. учреждений. Законы штатов часто определяют корпоративные и бух. документы, к-рые должны сохраняться в тайне постоянно, а также на что нужно обратить внимание при разработке политики для документов др. банка. Эти законы позволяют уничтожать документы по истечении срока их секретного хранения и разрешают воспроизводство документов с микрофильмовУправление Д.б.у. занимается организацией информации и способами ее регистрирования, обработки, воспроизведения, классифицирования, хранения, выбраковки и уничтожения. Правильно составленные учетные документы удовлетворяют прямым правовым требованиям на федеральном или штатном уровнях. Эта проверка фокусируется на политике и практике по неразглашению информации по банковским проводкам.Банки обычно классифицируют учетные документы как первичные и вторичные. Первичные документы определяют и поддерживают окончательное сальдо банка и взаимоотношения по счетам с клиентами банка. Вторичные документы содержат важную информацию об операциях и бухучете. Существуют следующие основные классификации Д.б.у.:Классификации основных учетных документовТип ОписаниеСоответствие Приемные статутные требования по ведению нию учетной документации или неразгла- шению информации по ним. Внутреннее или внешнее использование регулятивной проверки, налогового соответствия, вызова в суд или извещения о предъявленном искеПервичные Представляют фин. положение банка, взаимоотношения по счетам с клиентамиВторичные Напрямую относится к первичным документамВажность Важны для ведения и возобновления бан- ковских операций в течение чрезвычайного положения или катастрофы. Желательно размещение этих документов вне помещения банка и на значительном расстоянии от него Учетные документы подразделяются на две основные группы: 1) те, к-рые относятся к управлению банком как корпорацией, и 2) те, к-рые относятся ко взаимоотношениям по счету клиента. Эти группы могут быть составлены следующим образом:Корпорация Депозиты, административные, кадры, залог, налогиСчета клиентов Бухучет, ссуды, инвестиции, трастИнститут банковской администрации рекомендует использовать следующие положения в случае, когда отсутствуют определительные ссылки или ссылки на офиц. разрешение по неразглашению информацишению информации из учетных документов. Статуты штатов также ввели требования по ведению Д.б.у. и др. учреждений. Законы штатов часто определяют корпоративные и бух. документы, к-рые должны сохраняться в тайне постоянно, а также на что нужно обратить внимание при разработке политики для документов др. банка. Эти законы позволяют уничтожать документы по истечении срока их секретного хранения и разрешают воспроизводство документов с микрофильмовУправление Д.б.у. занимается организацией информации и способами ее регистрирования, обработки, воспроизведения, классифицирования, хранения, выбраковки и уничтожения. Правильно составленные учетные документы удовлетворяют прямым правовым требованиям на федеральном или штатном уровнях. Эта проверка фокусируется на политике и практике по неразглашению информации по банковским проводкам.Банки обычно классифицируют учетные документы как первичные и вторичные. Первичные документы определяют и поддерживают окончательное сальдо банка и взаимоотношения по счетам с клиентами банка. Вторичные документы содержат важную информацию об операциях и бухучете. Существуют следующие основные классификации Д.б.у.:Классификации основных учетных документовТип ОписаниеСоответствие Приемные статутные требования по ведению нию учетной документации или неразгла- шению информации по ним. Внутреннее или внешнее использование регулятивной проверки, налогового соответствия, вызова в суд или извещения о предъявленном искеПервичные Представляют фин. положение банка, взаимоотношения по счетам с клиентамиВторичные Напрямую относится к первичным документамВажность Важны для ведения и возобновления бан- ковских операций в течение чрезвычайного положения или катастрофы. Желательно размещение этих документов вне помещения банка и на значительном расстоянии от него Учетные документы подразделяются на две основные группы: 1) те, к-рые относятся к управлению банком как корпорацией, и 2) те, к-рые относятся ко взаимоотношениям по счету клиента. Эти группы могут быть составлены следующим образом:Корпорация Депозиты, административные, кадры, залог, налогиСчета клиентов Бухучет, ссуды, инвестиции, трастИнститут банковской администрации рекомендует использовать следующие положения в случае, когда отсутствуют определительные ссылки или ссылки на офиц. разрешение по неразглашению информации по учетным документам:Корпоративные учетные документыОбщиеПротоколы ПостоянноУставные нормы ПостоянноГодовые отчеты ПостоянноГлавная книга акций акционерного капитала ПостоянноГлавная книга инвестиций ПостоянноОтчеты по проверкам ПостоянноОтчеты по запросу ПостоянноГлавная бухгалтерская книга или журнал ПостоянноЕжедневные отчеты о состоянии дел ПостоянноКнига счетов к оплате 6 лет*Аудиторские отчеты 6 лет*Аудиторские рабочие документы 3 года*Платежные ведомости 6 лет*Счета-фактуры 6 лет*Документы о списанных активах 6 лет*Страховые полисы по истечении срока погашения 6 лет** Или статут штата об ограничениях.АдминистративныеДокументы о ссудах должностным лицам, директорам и акционерам (Правило О) Не оговореноДокументы о задолженностях должностных лиц или основных акционеров банкам-корреспондентам 3 годаЗапросы на предоставление сведений и состояние дел должностных лиц и акционеров, чья задолженность превышает определенную сумму 2 годаРегистратор акций и информации об акционерах ПостоянноОтчеты ФКСД по оценке и верификации, после регистрации или разрешения конфликта див 5 летРегистратор идендов по оплаченным чекам ПостоянноДокументы о благотворительных взносах Не оговореноБухгалтерскиеДокументы о резервах на покрытие убытков от ссуд ПостоянноДокументы о командировках и расходах Не оговореноДокументы об амортизации ПостоянноКадровыеПланы пенсионных льгот, требуемые по Закону о пенсионном обеспечении трудящихся, не охваченных льготными пенсионными программами и схемами участия в прибылях, после регистрации 6 летДокументы о налоге на занятость после их выплаты 4 годаИнформация служащих о заработной плате, часах, поле, профессии, условий труда, требуемая Законом о справедливых трудовых стандартах 3 годаДокументы на служащих, содержащие имя, адрес, дату рождения, профессию, ставку зарплаты и еженедельную компенсацию по Закону о запрещении возрастной дискриминации при найме 3 годаДокументы на служащих-инвалидов, требуемые по Закону о справедливых трудовых стандартах 3 годаДокументы о занятости и доходах, рабочем графике и оценке рабочего места, требуемые по Закону о справедливых трудовых стандартах 2 годаНаем, повышение, понижение, перевод, увольнение, завершение рабочего стажа, ставка оплаты или информация об обучении, после регистрации или окончательного осуществления акта 6 месяцевТесты среди служащих на занятие вакансий и документы о процессе отбора 2 годаЗаявки на работу, повышение, увольнение, проверка на пригодность, реклама, после осуществления 1 годПланы дополнительных выплат служащим, после их исполнения 1 годФормы заявок на временную занятость 90 днейДокументы Управления профессиональной безопасности и здоровья (OSHA) о профессиональных травмах и заболеваниях, включая требование о ежегодных сводках, после раскрытия 5 летБезопасностьСертификат администрации о соответствии требованиям по безопасности 3 годаПодтверждение соответствию стандартам установки охранных устройств (Правило Р) Не оговореноОценка достаточности программы по безопасности Не оговореноЗаписи о проверке охранных устройств (Правило Р) Не оговореноОтчеты сотрудника правоохранительных органов, к-рый консультировал по установке, обслуживанию и эксплуатации охранных устройств Не оговореноКриминальные отчеты о разбое, грабеже или хищениях служащими, совершенных или неудавшихся Не оговореноСвидетельство о несоответствии стандартам по установке охранных устройств Не оговореноДокументы пожарной охраны в соответствии с требованием Управления профессиональной безопасности и здоровья (OSHA) Не оговореноНалоговыеФедеральные налоговые ведомости должны сохраняться так долго, насколько их содержание может оказаться значимым при исполнении любого закона о внутренних доходах. Хотя некоторые записи должны сохраняться вечно, общие требования выражены следующим образом:1. Документы о собственности, по к-рой можно получить или потерять прибыль, должны сохраняться до принятия решения о налогообложении.2. Документы, поддерживающие показатели дохода, отчислений и кредитов, включая прибыли и убытки,  возникающие при возврате, должны сохраняться как минимум до истечения срока, определяемого статутом по ограничениям на возврат.Источник: Adapted from Bank Record Retention Guide, Mary J. Williamson, Bank Administration Institute, 1988.